Automatización Inteligente de Tareas y Procesos

Comprueba que tus procesos ya tienen las métricas necesarias para llevar a cabo su evaluación, en caso contrario añádelas. De esta manera podrás medir cuánto tiempo duran las tareas, qué esfuerzo necesitan, qué recursos consumen, etc. Incluye en tus procesos a proveedores y clientes, para tener mayor visibilidad.

Al medir las métricas de los procesos, fíjate especialmente en los indicadores clave, los KPIs, que son los que nos informan del grado de cumplimiento de nuestros objetivos como compañía. Los más importantes suelen ser el consumo de tiempo, recursos y dinero de cada proceso.

Analiza qué procesos (o qué partes de un proceso) se pueden mejorar: qué tareas pueden eliminarse o reducirse, qué pasos pueden realizarse de manera automática, etc. En este proceso puedes apoyarte en las mejores prácticas de tu sector de actividad, comparando los detalles de tus procedimientos y tomando nota de los que más se alejan de los estándares del mercado.

Elimina las tareas duplicadas, muchas veces es suficiente para mejorar sustancialmente un proceso de negocio. Para ello lo mejor es representar tus procesos en un diagrama BPMN y analizarlos con detenimiento. Seguro que encuentras algunas tareas idénticas o muy parecidas que se pueden eliminar, mejorando así la calidad del procedimiento.

Simplifica o elimina los envíos de información: Implanta un entorno de trabajo colaborativo, por ejemplo la nube, de manera que todos los usuarios tengan acceso a todos los documentos y sean innecesarios los envíos por correo o por cualquier otro método.

También es importante introducir la eficiencia en nuestros procesos. Por ejemplo, podemos tratar de generar tareas que sean reutilizables en varios puntos de un proceso, o construir subprocesos que tengan múltiples usos: una validación de información, por ejemplo, que acceda a nuestras bases de datos, puede ser empleada en muchos puntos de nuestros procesos. De esta manera conseguiremos nuestros objetivos haciendo un uso óptimo de los recursos.

Podemos automatizar gran parte de los flujos de trabajo cotidianos. Hoy en día existen multitud de herramientas informáticas, gratuitas o de coste muy bajo, que se pueden incorporar para automatizar en todo lo posible las tareas repetitivas.

Por ejemplo podemos hacer que el alta de una oportunidad se envíe a los comerciales apropiados de manera automática y que se generen en las correspondientes agendas todas las tareas necesarias.

También podemos automatizar nuestras publicaciones en las redes sociales, de manera que si publicamos un post en una de ellas, automáticamente se publique en el resto de redes: Facebook, LinkedIn, Twitter, etc.

Otro ejemplo estaría en automatizar el envío de emails a nuestros clientes cada vez que interaccionen con nuestra página web: cuando se registren, cuando publiquen un comentario o una nota en nuestra web, etc.