Conecte todo el recorrido de sus congresos y eventos, antes, durante y después
Publique congresos, jornadas y actividades, gestione inscripciones y asistentes, organice programas y sesiones, conecte servicios virtuales y mantenga la información del evento integrada con el resto de la Plataforma Digital Essenzial.
El evento deja de ser una suma de páginas, formularios, listados y herramientas independientes para convertirse en un proceso conectado entre asistentes, Secretaría Técnica, sesiones, comunicaciones, sistemas y servicios.
Personas, programa, sesiones, comunicaciones y servicios deben evolucionar juntos
Congresos, jornadas, reuniones y eventos combinan procesos públicos y privados, múltiples actores y actividad antes, durante y después de su celebración.
Publicar y organizar
Clasificar eventos, estructurar su información, fechas, sede, programa, sesiones y servicios asociados.
Gestionar inscripciones
Conectar formularios de registro, perfiles, asistentes y acceso a los eventos en los que participa cada persona.
Coordinar la actividad
Organizar sesiones y actividades, facilitar accesos y mantener actualizada la experiencia del asistente.
Integrar y seguir
Sincronizar información con CRM y administración, comunicar cambios y disponer de datos de participación y asistencia.
Del diseño del evento a la relación posterior con cada asistente
La Plataforma permite tratar el evento como un recorrido continuo, manteniendo conectada la información que se genera en cada etapa.
Una experiencia continua desde el catálogo hasta la gestión de asistentes
Reorganizamos las capacidades ya demostradas por Essenzial alrededor del proceso real del evento, conservando las evidencias visuales del producto.
Presente eventos pasados y futuros de forma estructurada y consultable
Los congresos y eventos pueden publicarse dinámicamente en un catálogo común y localizarse mediante distintos criterios de búsqueda y filtrado.
La misma arquitectura permite diferenciar categorías, ejercicios, tipos de servicio o perfiles, ayudando a cada persona a encontrar las actividades relevantes.
- Catálogo de eventos.
- Eventos pasados y futuros.
- Búsqueda y filtrado.
- Clasificación por categorías, ejercicios y perfiles.
Conecte la inscripción pública con la experiencia privada del asistente
Desde la ficha del evento o la Ventanilla Única, la persona puede consultar información ampliada y solicitar su acceso. Una vez inscrita por Secretaría Técnica, encuentra en su área privada los eventos de los que forma parte.
De esta forma, registro e identidad no quedan aislados del resto de la relación con la organización.
- Formulario de registro.
- Inscripción y validación.
- Listado personal de eventos.
- Acceso desde el Portal del Socio.
Reúna en un mismo espacio la información que necesita el asistente
Cada evento puede disponer de información propia para registro, sede y secretaría, junto con espacios específicos para patrocinadores y otros contenidos relevantes.
Esto permite construir una experiencia digital coherente alrededor del evento sin separar la información institucional de los servicios asociados.
- Información del evento.
- Sede y Secretaría.
- Espacios para patrocinadores.
- Contenidos y servicios relacionados.
Organice el evento alrededor de sus sesiones y actividades
El área privada puede mostrar la distribución de actividades, información y sesiones programadas. Dentro de cada sesión, el participante dispone del detalle y del acceso correspondiente.
En eventos virtuales, las sesiones pueden enlazar directamente con la videoconferencia programada.
- Programa del evento.
- Sesiones y actividades.
- Información y accesos por sesión.
- Participación presencial, virtual o híbrida.
Integre las sesiones online dentro del mismo recorrido del evento
La integración con herramientas de videoconferencia permite organizar sesiones en tiempo real y facilitar el acceso desde el propio entorno digital del evento.
La videoconferencia deja así de ser un enlace independiente y pasa a formar parte del contexto de la sesión y de la actividad del participante.
- Sesiones online.
- Acceso contextual a videoconferencia.
- Reuniones asociadas al evento.
- Integración con Zoom.
Mantenga asistentes y eventos alineados con CRM y Secretaría Técnica
Los nuevos registros de congresos y eventos pueden integrarse con CRM para controlar asistentes y consultar el detalle de las sesiones.
Cuando cambia información en el backend, la actualización puede propagarse al sistema destino, manteniendo alineados los datos y permitiendo también altas mediante importación de listas.
- Integración con CRM.
- Gestión de asistentes.
- Detalle por sesiones.
- Actualización entre sistemas e importación de listas.
Un congreso conecta comunicación, socios, administración y experiencia privada
El valor aumenta cuando el evento comparte personas, contenidos, datos y actividad con el resto de la Plataforma.
Del evento digital al evento conectado e inteligente
Cuando programa, asistentes, sesiones, comunicaciones, estados y actividad comparten una misma arquitectura, es posible incorporar automatización, explotación de datos y asistencia basada en IA sobre procesos concretos.
Estas capacidades deben incorporarse donde aporten valor real al proceso y manteniendo la supervisión de la organización sobre contenidos, comunicaciones y decisiones.
El evento no termina cuando finaliza la última sesión
La información generada durante la inscripción, las sesiones y la asistencia puede continuar aportando valor después del evento: certificados, comunicaciones posteriores, contenidos, actividad del socio y conocimiento sobre su relación con la organización.
Esta continuidad es especialmente importante en organizaciones donde congresos, formación, publicaciones y participación forman parte de una misma relación profesional o científica.
Simpósiums, Congresos y eventos integrados en la operación de la organización
La utilización real de este módulo por CEI constituye evidencia de que la arquitectura responde a necesidades operativas de organizaciones que coordinan actividades, participantes, información y servicios alrededor de sus eventos.
COMITÉ ESPAÑOL DE ILUMINACIÓN · CEICongresos y Eventos en aproximadamente dos minutos
Una visión rápida del módulo y de las capacidades que conectan catálogo, inscripción, programa, sesiones y gestión de asistentes.
¿Qué procesos de sus congresos y eventos necesita conectar?
Podemos analizar cómo gestiona hoy sus eventos e identificar qué capacidades conviene integrar, simplificar o hacer evolucionar.
