Elige algunos procesos y monitorízalos.
Elige alguno de tus procesos de negocio y represéntalos en un diagrama, incluyendo todos los detalles posibles: tareas, responsables, tiempos, recursos empleados, etc. La metodología más empleada para la representación de procesos es la BPMN (Business Process Model and Notation), que en español decimos Modelo y Notación de Procesos de Negocio.
Analiza los diagramas que has representado, de manera previa a la ejecución de los procesos. Comprueba en primer lugar que son una representación fiel de tus procesos, que no hay nada equivocado. Después analiza si tiene sentido la secuencia de tareas que tienes delante, por ejemplo, comprueba si hay alguna tarea que esté repetida en diferentes partes del proceso.
Por último visibiliza la ejecución de tus procesos. Para ello existen herramientas en el mercado que te permiten ir viendo los procesos en tiempo real: qué tarea está en ejecución, qué tareas se han ejecutado y cuanto tiempo han tardado en hacerlo, etc. Si no tienes esa opción puedes simplemente ir anotando las métricas fundamentales (KPIs) en los diagramas BPMN.
Incluye en tus procesos a clientes y proveedores, para que la visibilidad sea completa.
Muchas veces nos olvidamos de que una parte de nuestros procesos no la ejecutamos directamente nosotros, es decir, nuestra compañía, sino que la ejecutan terceras partes, principalmente nuestros proveedores y nuestros clientes.
Los proveedores son un eslabón importante en nuestra cadena de producción, por eso debemos incluirlos en los diagramas BPMN que representan nuestros procesos, haciendo un esfuerzo para representar también sus métricas, especialmente los tiempos de duración de las tareas que ejecutan ellos. De otro modo no podremos medir bien ni estimar adecuadamente los tiempos de entrega de un producto, por ejemplo.
Nuestros clientes son otra parte importante de nuestros procesos, quizá la más importante. La entrega de un producto es la culminación del proceso de venta y debemos cuidarla con esmero. Por eso debemos incluir las circunstancias de la entrega en nuestros procesos, como son la localización y los horarios. A veces, incluso, la entrega de nuestros productos la realiza un transportista externo a nuestra empresa y también debemos incluir este dato en nuestros diagramas.
Detecta los cuellos de botella, son el mejor punto para comenzar.
Para llevar a cabo la mejora incremental de los procesos hay que comenzar con los cuellos de botella, los puntos donde se producen o pueden producirse los «atascos». De hecho, está demostrado que el rendimiento de un cuello de botella es el rendimiento de todo el proceso, pues éste no puede ir más rápido que su componente más lento.
Para ello durante la fase de monitorización de los procesos debemos obtener los parámetros estadísticos de la ejecución y posteriormente analizarlos. Algunos de los puntos en los que hay que poner especial atención son los siguientes:
- Las áreas menos flexibles, donde no es fácil gestionar un incremento súbito del volumen de trabajo.
- Los puntos más complejos del proceso, por ejemplo las tareas que combinan operativa manual y automática.
- Las tareas de ejecución manual, pues la variación de la carga de trabajo debe llevar asociada una variación del personal asociado a dicha tarea, en el menor tiempo posible.
- Las tareas críticas en cuanto a la gravedad de las consecuencias de un posible fallo en la ejecución de dichas tareas.
