Construye un repositorio central de datos.
Para poder explotar convenientemente la información sobre el estado de avance de las distintas oportunidades lo primero que se debe hacer es crear un repositorio, un almacén central que recoja todos los datos que posteriormente analizaremos.
Este repositorio debe alimentarse de manera automática a partir de los sistemas de gestión comercial. Para ello no sólo es necesario comunicar las aplicaciones informáticas, también es necesario llevar a cabo una tarea previa de definición que especifique qué información debe ser enviada, en qué formato, con qué periodicidad, etc.
La información del repositorio es la que alimenta al Cuadro de Mando, con los filtros apropiados para obtener los indicadores clave, los KPIs (Key Performance Indicators en inglés).
También es la fuente para la obtención de todos los informes requeridos por el departamento comercial, tanto los periódicos como los puntuales, los que se ejecutan a petición de un usuario.
Además de su funcionalidad comercial, este cuadro de mando es utilizado en las soluciones de formación y educación para la gestión de las comunicaciones y analizar las distintas áreas.
Define e implanta un Cuadro de Mando.
La funcionalidad principal del cuadro de mando es facilitar la visión global de todas las oportunidades, lo que se conoce habitualmente como el «Funnel de Ventas». Los destinatarios principales del cuadro de mando son los mandos intermedios, así como la dirección de la empresa.
Se trata de que esos usuarios dispongan de la mayor visibilidad posible sobre el estado del negocio. También de que la tengan en un tiempo mínimo, en muchos casos es incluso posible obtenerla en el momento (on-line).
Además de «ver» el estado de avance de las ventas, el cuadro de mando también suele incorporar herramientas que permiten medir y contrastar los resultados en curso con las previsiones y los objetivos marcados al inicio del periodo comercial, mostrando claramente las desviaciones (en caso de que las haya).
El cuadro de mando más utilizado por las empresas es el Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced ScoreCard (BSC), que organiza los indicadores en 4 perspectivas:
- La perspectiva del cliente – ¿Cómo nos ven los clientes?
- La interna del negocio – ¿En qué debemos sobresalir?
- La de la innovación y el aprendizaje – ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?
- La perspectiva financiera – ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?
En el caso de las organizaciones educativas se implantan cuadros de mando que:
- Ofrecen informes detallados con los que llevar un seguimiento del progreso de los alumnos en las distintas áreas.
- Permiten la comunicación entre profesores y alumnos y viceversa.
- Notifican tanto a profesores y alumnos de las nuevas interacciones producidas.
- Facilitan el análisis de cursos, lecciones y los alumnos que comprenden estas.
