Revisa los informes de tu empresa.
La mayoría de las veces generamos un nuevo informe cada vez que tenemos una nueva necesidad, sin preocuparnos de los informes existentes. Ahora bien, si revisáramos las plantillas de los informes de los que ya disponemos seguramente encontraríamos alguna que se adapta en mayor o menor medida a nuestra necesidad actual, bien directamente o bien realizando alguna pequeña modificación.
Por otra parte, durante dicha revisión podríamos también detectar algún informe del que estamos seguros que no va a ser necesario nunca más, por ejemplo porque responda a una legislación ya obsoleta. Estos informes pueden ser eliminados, simplificando así las labores de mantenimiento.
También es importante tener una correcta organización de los documentos generados, así como de su correcta asociación en caso de ser necesario.
Elimina todos los innecesarios.
Si conseguimos eliminar todos los informes que no son realmente necesarios, entonces los comerciales tendrán más tiempo para vender y venderán más. Además, estarán más contentos, pues a ellos no les gusta nada gastar su tiempo en rellenar formularios.
También los responsables del mantenimiento de la herramienta informática que genera los informes dispondrán de más tiempo para optimizar los que son realmente útiles. Además, estarán menos escasos de tiempo y ante una nueva petición podrán revisar el histórico de informes y comprobar si ya existe uno igual o al menos parecido.
Esos sí, para cumplir con éxito esta misión el aliado más importante es la Dirección Comercial, necesitamos su ayuda para aprobar la eliminación de los informes innecesarios, de modo que debemos hacer un esfuerzo para demostrarles que realmente lo son.
Automatiza su generación.
La captura de los datos de las operaciones comerciales debe ser lo más automática posible: en qué fase se encuentran, qué tareas hay que llevar a cabo próximamente, qué aspectos críticos tiene la oportunidad, etc. De esta manera los comerciales emplean en las tareas burocráticas el menor tiempo posible y se dedican a vender. Igualmente debe ser automático el envío de la información a los sistemas centrales, donde se llevará a cabo la explotación.
También debe ser automática la generación de los informes, tanto los periódicos como los puntuales. Para ello basta con adaptar la funcionalidad estándar de las soluciones informáticas a las necesidades concretas de la empresa. Los informes generados pueden enviarse por correo electrónico o por cualquier otro mecanismo de mensajería, sin intervención humana, en las fechas y horas programadas.
En cuanto a los informes a medida, es relativamente sencillo incorporar la capacidad de generarlos cuando tengamos necesidad de ellos. Para ello basta con crear unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar los criterios con los que efectuar las consultas que necesitemos en cualquier momento y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.
