Decide si es mejor llevar a cabo mejoras incrementales o efectuar una reingeniería de procesos.
Si queremos cambiar sólo un poco nuestro modelo de negocio, es decir, si queremos simplemente incorporar alguna capacidad nueva, entonces lo mejor es ampliar y mejorar los procesos existentes (mejora incremental).
Cuando queremos un cambio más importante, entonces lo mejor es llevar a cabo una reingeniería de procesos, sobre todo por un aspecto que no se suele tener en cuenta: no sólo se trata de incorporar nuevos procesos y tareas, sino que también hay que asignarles el personal adecuado, muchas veces efectuando una reorganización de la empresa.
Incorpora las mejores prácticas del sector.
Debes buscar los procesos de negocio, dentro de tu área de actividad, que demuestren tener las mejores prácticas.
Hay que comenzar la búsqueda con los líderes en el sector, pero no reducirse a ellos, pues en muchas ocasiones son pequeñas empresas las que trabajan con un mayor nivel de excelencia.
A continuación debes estudiarlos y adquirir los conocimientos necesarios para tratar de aplicarlos a tus propios procesos. Cuidado, no se trata de espiar a la competencia y copiar su manera de trabajar, sino de deducir los principios y criterios que inspiran dichos procesos para incorporarlos a tus procedimientos.
Puede resultar muy útil investigar dentro de nuestra propia empresa, por si hay algún departamento distinto del nuestro que trabaje con procesos de un alto nivel de calidad. En este caso, no sólo podemos aprender de dichos procesos, sino que también podemos directamente pedir ayuda a los responsables.
Reduce el número de pasos. Introduce patrones de eficiencia.
A veces la mejora de un proceso se limita a la detección y eliminación de una tarea duplicada. Normalmente la tarea se encuentra en puntos alejados del proceso y es por eso que no se ha detectado antes su duplicidad, pero con una pequeña corrección del flujo conseguimos un proceso más eficiente.
Otro de los pasos que más fácilmente podemos eliminar son los envíos de información. Si trabajamos en un entorno colaborativo, bien sea en la nube bien en cualquier otro entorno, todos los usuarios tienen acceso a todos los documentos, de modo que es totalmente innecesario enviarlos por correo o por cualquier otro método.
Además de reducir el número de pasos debemos procurar introducir la eficiencia en nuestros procedimientos de trabajo, es decir, tratar de conseguir los objetivos marcados haciendo un uso óptimo de los recursos disponibles.
Automatiza las tareas repetitivas.
Podemos automatizar gran parte de los flujos de trabajo cotidianos. Hoy en día existen multitud de herramientas informáticas, gratuitas o de coste muy bajo, que se pueden incorporar para automatizar en todo lo posible las tareas repetitivas. Un claro ejemplo de ello son los CRM que automatizan dichas tareas a traves de BPM’s (Modelador de Procesos de Negocio).
Por ejemplo podemos automatizar todas nuestras publicaciones en las redes sociales, de manera que si publicamos un post en una de ellas, o en una aplicación específica, automáticamente se publique en el resto de redes: nuestra página de Facebook, LinkedIn, Twitter, etc., sin tener que hacer nada más.
También podemos automatizar el envío de emails a nuestros clientes: Por ejemplo cuando se registran en nuestra página o cuando publican un comentario o una nota en nuestra web. O, por ejemplo, cuando han pasado exactamente 5 días desde alguna de las anteriores.
