Automatización Inteligente de Reporting y Documentación

La mayoría de las veces generamos un nuevo informe cada vez que tenemos una nueva necesidad, sin preocuparnos de los informes existentes. Ahora bien, si revisáramos las plantillas de los informes de los que ya disponemos seguramente encontraríamos alguna que se adapta en mayor o menor medida a nuestra necesidad actual, bien directamente o bien realizando alguna pequeña modificación.

Por otra parte, durante dicha revisión podríamos también detectar algún informe del que estamos seguros que no va a ser necesario nunca más, por ejemplo porque responda a una legislación ya obsoleta. Estos informes pueden ser eliminados, simplificando así las labores de mantenimiento.

También es importante tener una correcta organización de los documentos generados, así como de su correcta asociación en caso de ser necesario.

Si conseguimos eliminar todos los informes que no son realmente necesarios, entonces los comerciales tendrán más tiempo para vender y venderán más. Además, estarán más contentos, pues a ellos no les gusta nada gastar su tiempo en rellenar formularios.

También los responsables del mantenimiento de la herramienta informática que genera los informes dispondrán de más tiempo para optimizar los que son realmente útiles. Además, estarán menos escasos de tiempo y ante una nueva petición podrán revisar el histórico de informes y comprobar si ya existe uno igual o al menos parecido.

Esos sí, para cumplir con éxito esta misión el aliado más importante es la Dirección Comercial, necesitamos su ayuda para aprobar la eliminación de los informes innecesarios, de modo que debemos hacer un esfuerzo para demostrarles que realmente lo son.

La captura de los datos de las operaciones comerciales debe ser lo más automática posible: en qué fase se encuentran, qué tareas hay que llevar a cabo próximamente, qué aspectos críticos tiene la oportunidad, etc. De esta manera los comerciales emplean en las tareas burocráticas el menor tiempo posible y se dedican a vender. Igualmente debe ser automático el envío de la información a los sistemas centrales, donde se llevará a cabo la explotación.

También debe ser automática la generación de los informes, tanto los periódicos como los puntuales. Para ello basta con adaptar la funcionalidad estándar de las soluciones informáticas a las necesidades concretas de la empresa. Los informes generados pueden enviarse por correo electrónico o por cualquier otro mecanismo de mensajería, sin intervención humana, en las fechas y horas programadas.

En cuanto a los informes a medida, es relativamente sencillo incorporar la capacidad de generarlos cuando tengamos necesidad de ellos. Para ello basta con crear unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar los criterios con los que efectuar las consultas que necesitemos en cualquier momento y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.

El repositorio central de información es la fuente que nos permite obtener los informes que los diferentes departamentos necesitan. Se alimenta del sistema informático de gestión comercial, mediante procesos automáticos principalmente.

Por otra parte, es muy importante tener bien organizado este «almacén» de datos, pues en caso contrario la calidad de los informes obtenidos será bastante deficitaria. Para facilitar el mantenimiento disponemos hoy de herramientas informáticas que detectan y corrigen las inconsistencias de datos, bien automáticamente, bien mediante el envío de una notificación al responsable asignado a esta tarea.

A partir del repositorio y mediante los filtros adecuados, podemos generar todos los informes, los periódicos, que se generan de manera automática, y los puntuales, los que se pueden solicitar en cualquier momento.

Muchas de las aplicaciones informáticas para la gestión comercial ya disponen de una gama importante de funcionalidad para la elaboración de informes. De este modo, sólo hace falta adaptar los informes que trae por defecto la herramienta a las necesidades particulares de tu organización, cosa que normalmente no es demasiado costoso.

Los informes se generan en las fechas y horas establecidas y después se envían a los responsables, automáticamente y por correo electrónico. De este modo, pueden comenzar su jornada con la información actualizada y tomar, en su caso, las medidas necesarias y oportunas.

También es posible capturar y exportar la información de las oportunidades en curso a otro sistema de gestión de informes, si la empresa ya dispone de uno. En caso de que no haya ningún otro gestor de informes, se puede usar la herramienta Excel, de Microsoft.

Una de las funcionalidades más demandadas por la dirección es la facilidad para generar un informe concreto en un momento dado, según la necesidad que exista en dicho momento: Número de oportunidades en curso del departamento, volumen total de negocio esperado de dichas oportunidades, calificaciones de una clase de alumnos, etc.

Para ello es relativamente sencillo añadir al sistema informático unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar los criterios e indicadores más apropiados para poder consultar la información de manera puntual y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.

Normalmente es la dirección de la organización la que muchas veces necesita conocer de manera inmediata la situación de diversos casos. Por eso estos informes suelen generarse en número reducido, enfocados hacia esos usuarios concretos y recogiendo sus necesidades particulares.

Tanto el canal on-line como la solución de movilidad de los comerciales pueden incorporar fácilmente la firma electrónica. Hoy existen en el mercado soluciones tecnológicas que permiten firmar, verificar y sellar documentos electrónicamente, de manera totalmente segura. Además, desde el año 2014 la legislación apuesta por la usabilidad de la firma electrónica y no sólo por la seguridad como hacía hasta esa fecha.

De esta manera se pueden reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para firmar los contratos. Por supuesto, que podemos y debemos revisarlos con posterioridad, verificando que todos los detalles sean correctos. También podemos disponer de soluciones de escaneo para incorporar la firma autógrafa del cliente en el documento correspondiente, incrementando así la fiabilidad.

Igualmente se reducen los tiempos y los costes cuando podemos cerrar los pedidos «on line», sin necesidad de papeleo, bien en la página web, en el canal de eCommerce o en la aplicación móvil de los comerciales. En cualquiera de estos caso, la confirmación se puede efectuar posteriormente por teléfono, para evitar errores.

Es cómoda para el usuario. Proporciona agilidad para la empresa, pues simplifica los procesos y reduce el tiempo de gestión. Además, disminuye drásticamente los costes asociados a la impresión de documentos y, en definitiva, aumenta la productividad de los empleados.

Un sistema de firma electrónica avanzada ahorra una buena parte del tiempo que se tarda en enviar documentos a firmar, o en firmarlos y reenviarlos firmados, además del tiempo y el espacio que se ahorra en el almacenamiento de la documentación en papel. Este tiempo se puede utilizar para realizar otro tipo de tareas de más valor.

La firma electrónica sirve para firmar cualquier tipo de documento, eliminando los riesgos asociados a la firma tradicional: a la firma de un documento se le asocian datos electrónicos y biométricos que garantizan la identidad del firmante, la integridad del documento y la imposibilidad de repudiar la firma. Toda la información permanece cifrada, pero puede descifrarse fácilmente si es necesario, por ejemplo si la empresa necesita probar la identidad del firmante ante un tribunal.

En resumen, hoy se puede firmar un documento de forma legal en cualquier sitio, en cualquier momento y mediante cualquier dispositivo, de manera muy sencilla, poniendo así las cosas realmente fáciles (y seguras) a los clientes y a las empresas.

Obtén información sobre lo que opinan tus posibles clientes de tus productos y servicios. Trata de establecer con claridad las razones por las que compran los que compran y las que parecen tener los que no lo hacen.

También debes tratar de averiguar qué opinan los clientes sobre tus procesos de promoción, tus campañas publicitarias. ¿Reciben tus anuncios con interés? ¿Encuentran información útil en tus campañas?

Puedes incluso conocer mejor tu posicionamiento, la percepción que los clientes tienen sobre tu marca: ¿Qué opinión tienen los clientes sobre tu compañía? ¿Coincide con el posicionamiento que tú haces de tu empresa?

Puedes y debes utilizar las opiniones de tus clientes sobre tus productos y servicios para tratar de adaptar sus características a las demandas que los clientes te formulan. Algunas veces son sólo pequeños detalles, fáciles de modificar, los que hacen que el cliente no se incline por nuestras ofertas.

También puedes recabar información importante sobre otros aspectos del portfolio, como pueden ser la presentación de los productos, la configuración de las ofertas, la disponibilidad, los plazos de entrega, etc.

Del mismo modo que los clientes dan pistas sobre los productos y servicios que prefieren, también indican en muchas ocasiones en qué modo les gusta que se los den a conocer, es decir, cómo deben ser tus campañas de promoción, tus anuncios.

Por ejemplo, en los últimos tiempos todo el mundo huye de anuncios invasivos y prefiere presentar las ofertas de manera sesgada, no directa.

En resumen, la cualificación de los leads es una herramienta más que importante para poder afinar la puntería en nuestras futuras campañas publicitarias.

Si hay algo que los comerciales realmente odian es sentarse a rellenar los formularios que la dirección comercial les exige. Además, normalmente son gente celosa de su conocimiento, que prefiere no compartir la información sobre «sus» clientes, esa que tanto tiempo y trabajo les ha costado conseguir.

Por eso es tan importante automatizar la captura de toda la información posible:

• Por un lado, la información sobre los clientes: datos de contacto, necesidades, preferencias, histórico de productos adquiridos, etc.
• Por otro lado, todo lo referente a las operaciones en curso: en qué fase se encuentran, qué tareas son las que hay que llevar a cabo próximamente, qué aspectos críticos presenta la oportunidad, etc.

Por último, se debe enviar la información a los sistemas centrales de manera automática, para que puedan almacenarse en el histórico de datos, que posteriormente analizaremos y también para que se puedan tomar las medidas más apropiadas en el momento oportuno, en función del desarrollo de la oportunidad de venta.

Las mayoría de las soluciones informáticas para la gestión de ventas ya incorporan una funcionalidad importante para la elaboración de informes. Sólo es necesario adaptar los informes que vienen por defecto en la herramienta a las necesidades particulares de tu empresa, lo cual no suele ser demasiado costoso.

Los informes generados pueden enviarse a los responsables de ventas de manera automática y por correo electrónico, de forma que estos puedan «desayunarse» con la información de última hora y tomar medidas, si es necesario.

Otra opción es recoger y exportar la información referente a las oportunidades en curso a cualquier sistema de gestión de informes, si ya existe uno en la empresa. Si no existe ninguno la herramienta Excel de Microsoft es una buena opción.

Además de generar los informes más habituales en las fechas y horas determinadas por la dirección, también es buena idea incorporar la capacidad de generar un informe puntual en cualquier momento, según la necesidad que tengamos.

Para ello sólo hace falta añadir al sistema informático unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar criterios para poder consultar la información que necesitemos en un momento dado y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.

Este tipo de informes está especialmente recomendado para la dirección de la empresa, que muchas veces necesita conocer de manera inmediata la situación de las oportunidades en curso.