Análisis Inteligente de Procesos y Mejora Operativa

Cuando empezamos a analizar los procesos de negocio de nuestra área de ventas lo primero que vemos es que no siempre disponemos de los parámetros de medida necesarios: Cuánto tiempo duran las tareas, qué esfuerzo consumen, qué recursos son necesarios para cumplimentarlas apropiadamente, etc.

Son las métricas necesarias para poder completar el análisis de los procesos. Sin ellas no podemos medir, no podemos saber con exactitud qué está pasando y, sobre todo, no podemos determinar qué es lo que debemos mejorar: Cuál es el tiempo adecuado para cada tarea, qué cantidad de recursos debemos asignar, cuántas personas deben colaborar con el comercial para conseguir la venta, etc.

Por eso es tan necesario añadir estas métricas a nuestros procesos actuales. Para hacerlo podemos, por ejemplo, analizar los resultados históricos de los últimos 6 o 12 meses y extraer las conclusiones pertinentes. O también podemos fijar un periodo de evaluación y ver cómo se desarrollan las operaciones durante ese tiempo, centrándonos en las métricas que nos parezcan más relevantes.

Cuando ya disponemos de las métricas apropiadas, ya podemos medir nuestros procesos de negocio y obtener estimaciones de los recursos empleados en cada uno de ellos: personal, tiempo, material, etc.

Ahora bien, no es lo mismo una métrica cualquiera que un indicador clave, un KPI. Los indicadores clave son las métricas que nos informan del grado de cumplimiento de nuestros objetivos como compañía, esos son los fundamentales, los que tenemos que medir. Si recogemos toda la información de todas las métricas posibles acabaremos con una montaña de datos sin sentido.

Por eso debemos emplear un tiempo previo en ver cuáles son nuestros KPIs, qué métricas son las relevantes para nosotros. Algunas de las más habituales son: El tiempo necesario para ejecutar todo el proceso de negocio, el tiempo desglosado en las diferentes tareas y el coste total de cada proceso.

Una vez que estamos en condiciones de medir los procesos ya podemos realmente analizar qué procesos (o partes de un proceso) no estamos llevando a cabo todo lo bien que pudiéramos, es decir, donde podemos mejorar.

Una opción es tratar de validar si los procesos de venta están funcionando adecuadamente, de manera global. La clave para saberlo es investigar la proporción en que se convierten en ventas las oportunidades en curso.

Otra opción está en buscar y contrastar nuestros procesos con las mejores prácticas de nuestro sector de actividad. De esta manera podemos ir comparando los detalles de nuestros procedimientos y tomar nota de los que más se alejan de los estándares del mercado.