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Cuando una asociación, sociedad científica, fundación o colegio profesional aborda un proceso de transformación digital, es habitual que surja una pregunta aparentemente sencilla:
La pregunta es razonable.
La organización puede disponer ya de una web, una plataforma de formación, una solución para la gestión de congresos o eventos y diferentes aplicaciones que cumplen razonablemente bien su función. Si la necesidad más urgente está en la gestión administrativa, económica o financiera, comenzar por el ERP parece una forma lógica de reducir el alcance inicial del proyecto.
Y, de hecho, implantar por fases puede ser una buena decisión.
El problema no está necesariamente en empezar por el ERP.
El problema aparece cuando una decisión sobre el orden de implantación termina convirtiéndose, sin pretenderlo, en una decisión de arquitectura: mantener permanentemente las aplicaciones actuales y construir integraciones específicas entre todas ellas y el nuevo ERP.
Porque implantar progresivamente una Plataforma Digital y conectar un ERP con diferentes aplicaciones existentes pueden parecer estrategias similares, pero conducen a resultados muy distintos.
La cuestión fundamental no es qué módulo implantar primero, sino: ¿qué arquitectura digital queremos tener cuando termine el proceso?
Un ERP resuelve una parte esencial de la organización, pero no toda su actividad
El ERP desempeña un papel fundamental.
Permite gestionar procesos administrativos y económicos, facturación, cobros y otras operaciones internas necesarias para el funcionamiento de la organización.
Pero buena parte de la actividad de una organización asociativa ocurre fuera del ERP.
Un socio puede:
- darse de alta a través de la web;
- modificar sus datos desde su área privada;
- abonar una cuota;
- inscribirse en un congreso;
- matricularse en una actividad formativa;
- obtener una certificación;
- participar en un grupo de trabajo;
- realizar una compra;
- recibir comunicaciones relacionadas con sus intereses;
- solicitar un servicio;
- o mantener diferentes relaciones con la organización a lo largo del tiempo.
El ERP participa en algunos de esos procesos, especialmente cuando existe una dimensión administrativa o económica.
Pero el proceso completo rara vez comienza y termina en el ERP.
Por eso, cuando analizamos la digitalización de una asociación únicamente desde la perspectiva del ERP, corremos el riesgo de optimizar una parte del sistema sin resolver el problema de fondo: cómo se relacionan entre sí las personas, los datos, los servicios y los procesos de toda la organización.
Integrar aplicaciones no es lo mismo que disponer de una plataforma integrada
Es técnicamente posible conectar un ERP con una web existente, una plataforma de formación, una aplicación de congresos o prácticamente cualquier otro sistema que disponga de mecanismos adecuados de integración.
Pero conviene distinguir dos conceptos que a menudo se utilizan como si fueran equivalentes: integración de aplicaciones e integración de procesos.
Una integración entre dos aplicaciones puede permitir, por ejemplo, que una inscripción realizada en una plataforma de congresos genere determinada información en el ERP.
Eso resuelve un intercambio de datos.
Pero el proceso real puede ser mucho más amplio.
La organización podría necesitar:
- identificar si esa persona ya existe;
- reconocer si es socio y cuál es su situación;
- determinar qué condiciones o tarifas le corresponden;
- registrar su inscripción;
- realizar o registrar el pago;
- generar la operación económica correspondiente;
- actualizar su historial de actividad;
- incorporar esa interacción a su relación con la organización;
- habilitar determinados contenidos o servicios;
- segmentarla para futuras comunicaciones;
- utilizar esa información posteriormente en otros procesos.
Una integración específica entre la aplicación de congresos y el ERP puede transmitir correctamente la inscripción, el importe o la factura.
Pero eso no significa necesariamente que se haya automatizado el proceso completo.
Una integración a medida conecta sistemas. Una plataforma integrada permite conectar procesos.
Si quieres conocer directamente el enfoque de Essenzial, puedes ver la Plataforma Digital Essenzial .
El verdadero problema de los silos no es que los datos estén separados
Cuando una organización utiliza aplicaciones independientes para gestionar su web, formación, congresos, socios, comunicaciones o administración, solemos hablar de silos de información.
Sin embargo, el problema es más profundo que tener varias bases de datos.
El verdadero problema es que cada aplicación conoce solamente una parte de la realidad.
Usuario
Alumno
Asistente
Tercero
Persona
Para la plataforma de formación, una persona puede ser un alumno. Para la aplicación de congresos, un asistente. Para el ERP, un cliente o tercero. Para la web, un usuario registrado. Para el sistema de comunicaciones, un contacto.
Pero para la organización es la misma persona.
Y además esa persona puede cambiar de relación con la entidad a lo largo del tiempo.
Alguien puede asistir hoy a un congreso sin ser socio, realizar posteriormente un curso, asociarse unos meses después, incorporarse a un grupo de trabajo y terminar participando como docente o ponente.
Si cada interacción permanece vinculada exclusivamente a la aplicación que la produjo, la organización dispone de muchos datos, pero tiene dificultades para construir una visión única y coherente de su relación con cada persona.
Por eso la integración no debería plantearse únicamente como un problema de sincronización entre aplicaciones.
Debe plantearse también como un problema de identidad, relación y proceso.
El CRM y el ERP cumplen funciones diferentes y complementarias
Esta distinción permite entender también por qué, en una Plataforma Digital para organizaciones asociativas, CRM y ERP deben trabajar conjuntamente.
Representa principalmente la dimensión relacional: identidad, relación, actividad, segmentación e interacción con la organización.
Representa principalmente la dimensión administrativa y económica: facturación, cobros y operaciones de gestión.
Una persona puede mantener numerosas interacciones con una asociación antes de que alguna de ellas tenga consecuencias económicas.
Puede interesarse por determinados contenidos, participar en una actividad, realizar una consulta, asistir a un evento, formar parte de una comisión o recibir determinadas comunicaciones.
El CRM permite consolidar esa relación y su evolución. Cuando esa actividad genera una cuota, una factura, un cobro u otra operación administrativa, el ERP entra en juego.
Por eso no se trata de decidir si una organización necesita CRM o ERP.
Se trata de conseguir que ambos formen parte de una misma arquitectura y puedan participar, junto con el resto de los módulos, en procesos completos.
La combinación de identidad común + CRM + ERP + servicios digitales crea una base mucho más potente para la automatización que una colección de aplicaciones conectadas bilateralmente.
El valor aparece cuando un acontecimiento puede desencadenar automáticamente el siguiente
Pensemos en algo aparentemente sencillo: el alta de un nuevo socio.
En una arquitectura fragmentada pueden intervenir un formulario web, una base de datos, el ERP, el sistema de pagos, una herramienta de email y el área privada.
Cada sistema puede funcionar correctamente y, aun así, ser necesarias tareas manuales o integraciones específicas para completar el proceso.
En una arquitectura de plataforma, el alta puede concebirse desde el principio como un único proceso.
La solicitud realizada desde la web puede identificar o crear a la persona, establecer su relación con la organización, iniciar los procedimientos de validación necesarios, generar las operaciones administrativas correspondientes, gestionar el pago, actualizar el CRM, habilitar servicios en el área privada y desencadenar las comunicaciones apropiadas.
Lo importante no es únicamente que los datos terminen estando en todas las aplicaciones necesarias.
Lo importante es que cada acontecimiento relevante pueda desencadenar automáticamente las siguientes acciones del proceso.
Ahí es donde comienza a aparecer una de las principales ventajas de una Plataforma Digital integrada.
Y es también la base sobre la que pueden desarrollarse posteriormente automatizaciones más avanzadas e Intelligent Workflows, incorporando reglas, datos e Inteligencia Artificial a procesos que ya comparten una arquitectura común.
La diferencia entre tener muchas integraciones y necesitar menos integraciones
Cuando una organización conserva múltiples aplicaciones independientes, cada nueva necesidad puede generar una nueva integración.
Y las relaciones continúan creciendo.
Cada integración puede requerir análisis, desarrollo, pruebas, monitorización y mantenimiento. Además, cuando una de las aplicaciones cambia su modelo de datos, sus APIs o su funcionamiento, puede ser necesario revisar las conexiones que dependen de ella.
El resultado puede ser una arquitectura técnicamente integrada, pero cada vez más compleja.
Una Plataforma Digital adopta un enfoque diferente.
No pretende eliminar todas las integraciones —una organización siempre necesitará relacionarse con servicios y sistemas externos—, sino evitar que la integración sea el mecanismo utilizado para reconstruir continuamente una unidad que la propia arquitectura ha fragmentado.
Cuando Portal Web, servicios privados, CRM, ERP, formación, comercio electrónico y otras capacidades forman parte de un mismo ecosistema, una parte importante de esas relaciones ya está prevista en el diseño de la Plataforma.
El valor no consiste simplemente en disponer de muchos módulos. Consiste en que los módulos han sido concebidos para trabajar juntos.
El coste oculto de integrar hoy lo que queremos sustituir mañana
Existe además una cuestión económica y estratégica que conviene considerar.
Supongamos que una organización decide implantar ahora un nuevo ERP y desarrollar integraciones específicas con su web, su plataforma de formación y su sistema de congresos actuales.
Cada una de esas integraciones supone una inversión.
Si dentro de dos años la organización decide sustituir la plataforma de formación, parte de esa inversión deberá revisarse. Si posteriormente renueva la web, ocurrirá lo mismo. Si cambia la solución de congresos, nuevamente habrá que modificar procesos e integraciones.
Paradójicamente, la organización puede terminar realizando una inversión considerable para hacer más permanente la arquitectura que precisamente quería modernizar.
Y cuando finalmente avance hacia una plataforma integrada, una parte de las integraciones desarrolladas dejará de ser necesaria.
El coste de una integración no debería medirse únicamente por lo que cuesta desarrollarla hoy. La respuesta a esta pregunta puede cambiar considerablemente la forma de plantear el proyecto.
Entonces, ¿hay que implantar toda la Plataforma a la vez?
No necesariamente.
Una transformación digital de este alcance debe tener en cuenta la capacidad de cambio de la organización, sus prioridades, presupuesto, calendario, recursos internos y riesgos.
Intentar sustituir simultáneamente todos los sistemas puede ser innecesario e incluso contraproducente.
Por eso es perfectamente posible —y en muchos casos aconsejable— realizar una implantación progresiva.
La diferencia está en separar dos decisiones:
Determina cuándo incorporamos cada capacidad de acuerdo con prioridades, recursos y necesidades.
Determina qué estamos construyendo y cómo deberán relacionarse finalmente personas, datos, procesos y servicios.
Una organización puede decidir que ERP y CRM constituyan una primera fase porque son sus necesidades prioritarias.
Durante un periodo de transición, ambos pueden incluso convivir con la web, el campus o la solución de congresos existentes.
Pero esas integraciones deberían diseñarse conociendo cuál es el destino del proyecto y cuáles de ellas son transitorias.
De esta manera, cada fase construye sobre la anterior.
No es necesario resolverlo todo desde el primer día. Lo que sí es necesario es saber desde el primer día qué estamos construyendo.
Implantar por fases, sí. Diseñar por fases, no
Esta es probablemente la diferencia más importante.
Implantar por fases significa definir una arquitectura objetivo y establecer un camino realista para alcanzarla.
Diseñar por fases significa tomar cada decisión tecnológica de manera independiente y confiar en que posteriormente podremos conectar las piezas.
El primer enfoque reduce el riesgo del proyecto sin renunciar a la integración.
El segundo puede trasladar la complejidad hacia el futuro.
Una hoja de ruta progresiva podría comenzar, por ejemplo, estableciendo el núcleo de identidad, CRM y ERP y continuar incorporando posteriormente los diferentes servicios digitales de la organización.
El orden concreto dependerá de las necesidades de cada entidad. Lo importante es que las decisiones iniciales no condicionen negativamente las siguientes.
- ¿Cuál será la fuente principal de cada tipo de información?
- ¿Cómo identificaremos de forma única a una persona?
- ¿Dónde se gestionará su relación con la organización?
- ¿Dónde se gestionará su dimensión administrativa y económica?
- ¿Qué procesos deben atravesar varios módulos?
- ¿Qué acciones queremos automatizar?
- ¿Qué sistemas actuales permanecerán y cuáles prevemos sustituir?
- ¿Qué integraciones serán permanentes y cuáles únicamente transitorias?
- ¿Qué arquitectura necesitamos para incorporar posteriormente automatización e Inteligencia Artificial?
Estas preguntas suelen ser más importantes que decidir qué software instalar primero.
De aplicaciones que gestionan tareas a una Plataforma que desarrolla capacidades
La evolución digital de una organización no debería medirse únicamente por el número de aplicaciones que utiliza.
Una asociación puede disponer de excelentes herramientas para web, formación, congresos, administración o comunicaciones y continuar dependiendo de numerosos procedimientos manuales para coordinar la información entre ellas.
El siguiente nivel de madurez aparece cuando la tecnología permite desarrollar capacidades organizativas.
- Capacidad para reconocer de forma consistente a cada persona.
- Capacidad para comprender su relación con la entidad.
- Capacidad para ofrecerle servicios coherentes.
- Capacidad para automatizar procesos que atraviesan diferentes áreas.
- Capacidad para utilizar los datos generados por toda la organización.
- Capacidad para incorporar Inteligencia Artificial sobre información y procesos estructurados.
- Capacidad para evolucionar sin tener que reconstruir continuamente integraciones entre aplicaciones independientes.
Desde esta perspectiva, una Plataforma Digital no es simplemente una colección de módulos bajo una misma marca. Es una arquitectura común para desarrollar capacidades digitales.
La Plataforma Digital Essenzial
La Plataforma Digital Essenzial ha sido concebida específicamente para organizaciones asociativas e intensivas en conocimiento: asociaciones, sociedades científicas, fundaciones, colegios profesionales y otras entidades con modelos de relación y servicio similares.
Integra en un mismo ecosistema diferentes dominios funcionales y experiencias digitales, apoyados por CRM y ERP, para que personas, datos y procesos puedan relacionarse de forma coherente.
Su objetivo no es únicamente sustituir aplicaciones.
Es reducir la fragmentación existente entre ellas y proporcionar una arquitectura sobre la que la organización pueda evolucionar.
Sobre esa arquitectura pueden desarrollarse además Intelligent Workflows, que permiten transformar procesos mediante automatización e Inteligencia Artificial sin partir cada vez de sistemas y datos desconectados.
Esto permite abordar la transformación de forma progresiva.
Una organización puede comenzar por aquellos componentes que respondan a sus necesidades más inmediatas y mantener temporalmente algunos de sus sistemas actuales.
Pero existe desde el inicio una diferencia fundamental:
Cada nueva fase se incorpora a una arquitectura común, en lugar de añadir una nueva isla que después habrá que conectar.
La pregunta no es ERP sí o ERP no
Un ERP puede ser perfectamente el punto de partida.
La cuestión es decidir qué queremos que ocurra después.
Podemos implantar un ERP y dedicar los siguientes años a conectarlo individualmente con cada aplicación de la organización.
O podemos utilizar esa primera implantación como el comienzo de una arquitectura en la que CRM, ERP, servicios digitales, datos, automatización e Inteligencia Artificial formen progresivamente parte de un mismo ecosistema.
Ambas opciones permiten comenzar por el ERP.
Pero no conducen al mismo destino.
Por eso, cuando una organización se plantea comenzar únicamente por este módulo, nuestra recomendación no es necesariamente ampliar el proyecto inicial.
Es algo anterior:
definir primero la arquitectura objetivo y después decidir el ritmo de implantación.
Porque una Plataforma Digital no obtiene su principal ventaja de la suma de sus módulos.
La obtiene de todo lo que puede ocurrir entre ellos.
Diseñar por fases, no.
La transformación puede ser progresiva. La arquitectura debe ser consciente desde el principio.
