El correo electrónico es uno de los mayores focos de pérdida de tiempo.
Está demostrado que el correo electrónico es hoy uno de los mayores factores de pérdida de tiempo en el trabajo. Se calcula que el porcentaje de tiempo que se dedica a su gestión está entre el 20 y 30% de la jornada laboral.
También se estima que algo menos del 20% de los mensajes recibidos son importantes para el trabajo, es decir, que además de consumir mucho tiempo, su utilidad es bastante reducida.
Incluso hay trabajadores que usan el correo para trasladar sus tareas a un compañero, de un modo totalmente egoísta. El compañero tiene que gastar un tiempo precioso simplemente para rechazar la asignación de la tarea, no digamos ya para hacerla.
Aparta el email de los flujos de trabajo, sobre todo de los importantes.
Debes sustituir todos los intercambios de información basados en el correo electrónico, buscando en cada caso la alternativa más apropiada. Muchas veces usar el teléfono es mejor opción, pues transmitimos la información de palabra, nos aseguramos de que el interlocutor la recibe y la entiende y podemos resolver en el acto cualquier duda.
La sustitución puede hacerse de manera progresiva, comenzando por los procesos menos importantes, los menos críticos. También puedes proponer un sistema colaborativo, por ejemplo en la nube y limitar el envío de ficheros como adjuntos de los mensajes. En su lugar se puede empezar mandando un enlace a los documentos para posteriormente limitarse a una notificación, un comunicado.
Es muy importante que el correo no sea la herramienta para gestionar la documentación. Por poner un ejemplo: ¿Cuánto tiempo cuesta encontrar algo que nos enviaron por correo? Debemos usar un Gestor Documental, que está especialmente pensado para eso.
En cuanto a la seguridad y a la confidencialidad, el correo electrónico es una de las herramientas informáticas más vulnerables. Todos los días escuchamos noticias sobre mensajes de email perdidos o leídos por quien no debía hacerlo.
Gestiona mejor el correo imprescindible.
Hay aplicaciones que te permiten filtrar todo el correo entrante, dejando pasar sólo lo que de verdad puede afectar a tu negocio y disminuyendo significativamente el correo inútil. Ponerlas en marcha es muy sencillo, basta con configurar los filtros según tus necesidades.
En cuanto a los mensajes que sí lleguen a tu bandeja de entrada, lo importante es identificarlos apropiadamente: cuáles son los relevantes, cuáles los urgentes, las tareas por hacer o el correo personal. Una vez identificados hay que eliminar todos los que no sean útiles y etiquetar y archivar los que sí lo sean. Para esto también hay herramientas que te permiten, por ejemplo, asignar colores a los distintos tipos de mensajes, facilitando su gestión.
Por último, hay que evitar sentirse mal por no tener vacía la bandeja de entrada del correo. Hay que recordar que lo importante, siempre, es tener bien hecho el trabajo.
