Automatiza el registro de la información comercial.
Si hay algo que los comerciales realmente odian es sentarse a rellenar los formularios que la dirección comercial les exige. Además, normalmente son gente celosa de su conocimiento, que prefiere no compartir la información sobre «sus» clientes, esa que tanto tiempo y trabajo les ha costado conseguir.
Por eso es tan importante automatizar la captura de toda la información posible:
- Por un lado, la información sobre los clientes: datos de contacto, necesidades, preferencias, histórico de productos adquiridos, etc.
- Por otro lado, todo lo referente a las operaciones en curso: en qué fase se encuentran, qué tareas son las que hay que llevar a cabo próximamente, qué aspectos críticos presenta la oportunidad, etc.
Por último, se debe enviar la información a los sistemas centrales de manera automática, para que puedan almacenarse en el histórico de datos, que posteriormente analizaremos y también para que se puedan tomar las medidas más apropiadas en el momento oportuno, en función del desarrollo de la oportunidad de venta.
Genera de manera periódica todos los informes necesarios.
Las mayoría de las soluciones informáticas para la gestión de ventas ya incorporan una funcionalidad importante para la elaboración de informes. Sólo es necesario adaptar los informes que vienen por defecto en la herramienta a las necesidades particulares de tu empresa, lo cual no suele ser demasiado costoso.
Los informes generados pueden enviarse a los responsables de ventas de manera automática y por correo electrónico, de forma que estos puedan «desayunarse» con la información de última hora y tomar medidas, si es necesario.
Otra opción es recoger y exportar la información referente a las oportunidades en curso a cualquier sistema de gestión de informes, si ya existe uno en la empresa. Si no existe ninguno la herramienta Excel de Microsoft es una buena opción.
Facilita la creación de informes a medida en cualquier momento.
Además de generar los informes más habituales en las fechas y horas determinadas por la dirección, también es buena idea incorporar la capacidad de generar un informe puntual en cualquier momento, según la necesidad que tengamos.
Para ello sólo hace falta añadir al sistema informático unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar criterios para poder consultar la información que necesitemos en un momento dado y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.
Este tipo de informes está especialmente recomendado para la dirección de la empresa, que muchas veces necesita conocer de manera inmediata la situación de las oportunidades en curso.
