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Explota el repositorio de datos.

El repositorio central de información es la fuente que nos permite obtener los informes que el departamento comercial necesita. Se alimenta del sistema informático de gestión comercial, mediante procesos automáticos principalmente. Ahora bien, la contribución de los comerciales es fundamental, de modo que hay que procurar dos cosas: facilitarles la tarea de realizar las aportaciones adecuadas y concienciarles para que lo hagan.

Por otra parte, es muy importante tener bien organizado este «almacén» de datos, pues en caso contrario la calidad de los informes obtenidos será bastante deficitaria. Para facilitar el mantenimiento disponemos hoy de herramientas informáticas que detectan y corrigen las inconsistencias de datos, bien automáticamente, bien mediante el envío de una notificación al responsable asignado a esta tarea.

A partir del repositorio y mediante los filtros adecuados, podemos generar todos los informes, los periódicos, que se generan de manera automática, y los puntuales, los que se pueden solicitar en cualquier momento.

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Genera informes periódicos de manera automática.

Muchas de las aplicaciones informáticas para la gestión comercial ya disponen de una gama importante de funcionalidad para la elaboración de informes. De este modo, sólo hace falta adaptar los informes que trae por defecto la herramienta a las necesidades particulares de la empresa, cosa que normalmente no es demasiado costoso.

Los informes se generan en las fechas y horas establecidas y después se envían a los gerentes de venta, automáticamente y por correo electrónico. De este modo, los responsables pueden comenzar su jornada con la información actualizada y tomar, en su caso, las medidas necesarias y oportunas.

También es posible capturar y exportar la información de las oportunidades en curso a otro sistema de gestión de informes, si la empresa ya dispone de uno. En caso de que no haya ningún otro gestor de informes, se puede usar la herramienta Excel, de Microsoft.

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Obtén informes puntuales siempre que lo necesites.

Una de las funcionalidades más demandadas por la dirección es la facilidad para generar un informe concreto en un momento dado, según la necesidad que exista en dicho momento: Número de oportunidades en curso del departamento, volumen total de negocio esperado de dichas oportunidades, visión particular de una sección del área comercial, etc.

Para ello es relativamente sencillo añadir al sistema informático unos filtros específicos, que nos permitan seleccionar los criterios e indicadores más apropiados para poder consultar la información de manera puntual y, además, hacerlo con sólo pulsar un botón.

Normalmente es la dirección de la empresa la que muchas veces necesita conocer de manera inmediata la situación de las oportunidades en curso. Por eso estos informes suelen generarse en número reducido, enfocados hacia esos usuarios concretos y recogiendo sus necesidades particulares.

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